Acta de reunión: Todo lo que necesitas saber para redactarla

Las actas de reunión son documentos esenciales en el ámbito empresarial, pues registran todo lo resuelto y discutido en una reunión. En este artículo te guiaremos para que puedas redactar un acta de reunión clara, profesional y efectiva. 

¿Qué es una acta de reunión?

Definición y objetivos del acta de reunión

Un acta de reunión es un documento escrito que registra de manera detallada lo que sucedió durante una reunión. Su objetivo principal es dejar constancia por escrito de los puntos acordados en la reunión, las decisiones tomadas, los compromisos y acciones a seguir y la organización de las tareas a realizar por el equipo. El acta de una reunión mejora la comunicación no solo dentro de la empresa sino también con los clientes, por lo que es un documento de gran importancia.  

Ejemplo práctico de un acta de reunión 

Para comprender mejor este documento, aquí tienes un ejemplo de la estructura de un acta de reunión:

(Nombre de la empresa)

ACTA DE REUNIÓN

• Fecha.
• Hora de inicio y finalización.
• Participantes.
• Temas tratados.
• Decisiones tomadas.
• Compromisos y acciones a seguir.
• Firma.

Pasos para hacer un acta de reunión 

Preparativos previos a la redacción

Antes de comenzar a redactar un acta de reunión, es importante realizar los siguientes pasos para que el contenido del acta sea completo:

• Establece el objetivo de la reunión, para que se aborde en la misma y dar solución al problema.
• Recopila tola la información, documentos y notas que serán objeto de discusión.
• Identifica a los participantes y el rol de cada uno de ellos para organizar y planificar la reunión, asignando tiempos a cada tema a tratar.

Elementos esenciales que debe contener 

No existe un modelo único de acta de reunión, pero es cierto que hay elementos esenciales que se deben incluir en todas las actas para que la reunión sea efectiva, como:

• Datos básicos del momento y lugar de celebración de la reunión.
• Nombres de los participantes y asistentes a la reunión.
• Temas tratados y decisiones tomadas.
• Compromisos y acciones a seguir.

¿Qué se debe incluir en un acta de reunión?

A continuación te indicamos todos las secciones que debes incluir en una acta de reunión: 

Datos básicos y participantes 

Es la primera sección que debe aparecer en el acta. Nos servirá para ordenar y clasificar las distintas actas y cumplir con los objetivos propuestos. Aquí proporcionaremos información esencial para identificar:

• Fecha y hora de la reunión
• Lugar en el que se celebró la reunión si no fuese virtual.
• Lista de participantes, indicando sus nombres completos, departamento y rol que desempeñan en la reunión.

Temas tratados y decisiones tomadas

Para no destinar tiempo innecesario en el desarrollo de la reunión, será primordial registrar los temas que se van a tratar y las decisiones que se tomen durante la misma, para ello, proponemos:

• Enumera los temas que se discutan en la reunión siguiendo un orden. 
• Detalla las discusiones y debates que se llevaron a cabo para cada tema.
• Resume e indica las decisiones finales para cada tema, indicando quién lo propuso.

Compromisos y acciones a seguir 

Para que la reunión sea efectiva y los participantes se responsabilicen de sus acciones, es muy importante registrar los compromisos de cada uno de los participantes, especificando cuando deben completarse, y detallar las acciones que se tienen que llevar a cabo para conseguirlos.

Consejos para redactar un acta de reunión eficaz 

Por último, para intentar que las actas de reunión sean una parte básica y fundamental en el desarrollo de tu trabajo, te recomendamos que sigas nuestros consejos para que te sea más fácil redactar un acta de reunión eficaz.

Utilizar un lenguaje claro y preciso

En muchas ocasiones los participantes se sienten ofendidos y descontentos si se les asignan tareas o responsabilidades de manera incorrecta tras la celebración de la reunión, por lo que utiliza un lenguaje claro y preciso al redactar el acta de reunión. Si tienes dudas sobre cualquier aspecto, pregunta a la persona involucrada para dejar constancia de la información real y clara de lo establecido en la reunión. 

Mantener un formato uniforme y profesional 

Para facilitar la lectura del acta y su clasificación documental, establece un formato uniforme y profesional en todas las actas de reunión de tu empresa. 

Revisar y corregir antes de su aprobación

Por último, corrige los errores gramaticales, ortográficos y de contenido antes de dar por concluida el acta de reunión. Además, pide a los participantes que la revisen y aprueben antes de archivarla oficialmente. 

Las actas de reunión desempeñan un papel fundamental en la gestión de información y toma de decisiones en una empresa. Sigue nuestros consejos para garantizar que tus actas de reunión sean efectivas, profesionales y un recurso valioso para el crecimiento de tu negocio.