¿Cómo se contabiliza el material de oficina?

¿Qué se entiende por material de oficina?

Al pensar en una oficina, en nuestra mente aparecen imágenes de mesas, sillas, ordenadores, estanterías y muchos otros elementos. Sin embargo, desde un punto de vista contable, el concepto de material de oficina se refiere exclusivamente a los elementos que se utilizan para realizar tareas administrativas y que, por su naturaleza, son consumibles.

En este sentido, solo se consideran material de oficina aquellos bienes que se gastan con el uso, como carpetas, folios, bolígrafos, clips y post-its. Estos artículos son esenciales para el funcionamiento diario de una oficina, pero no forman parte del activo fijo de la empresa, ya que su duración es limitada y se van reemplazando conforme se utilizan.

¿En qué cuenta se contabiliza el material de oficina?

Contabilizar correctamente el material de oficina es fundamental para mantener una contabilidad clara y precisa. Existen dos métodos principales para llevar a cabo esta tarea, y la elección entre uno y otro dependerá de la naturaleza del consumo del material en cuestión y de las políticas contables de la empresa.

1. Como gasto del ejercicio:

Si el material de oficina se consume íntegramente dentro del mismo ejercicio económico, se contabiliza como un gasto del ejercicio. En este caso, cada compra de material se registra en la cuenta 629 (Otros servicios). Este método es más sencillo y se utiliza cuando el impacto del material de oficina en los balances es relativamente insignificante. Así, todo lo comprado se considera consumido durante el ejercicio, simplificando el proceso contable.

2. Como existencias inventariables:

La segunda opción es contabilizar el material de oficina como existencias inventariables, similar al tratamiento que se da a la mercancía que vende la empresa. En este caso, la compra se registra en la cuenta 328 (Material de oficina). Este método implica un seguimiento más detallado, ya que al final del ejercicio se debe realizar un inventario para ajustar las existencias. Al cierre del año, se contabilizan las variaciones de existencias, reflejando solo el material realmente consumido como gasto del ejercicio en la cuenta 612 (Variación de existencias de otros aprovisionamientos).

Ejemplo práctico:

Imaginemos una empresa con los siguientes movimientos de material de oficina durante un año:

• Existencias iniciales a 1 de enero: 1.200 euros
• Compra 1: 3.000 euros
• Compra 2: 4.000 euros
• Existencias finales a 31 de diciembre: 2.000 euros

Los asientos contables serían:

• Por la compra 1:

3.000 (602) Compras de otros aprovisionamientos  

630 (472) H.P. Iva soportado  

a (572) Bancos 3.630

• Por la compra 2:

4.000 (602) Compras de otros aprovisionamientos  

840 (472) H.P. Iva soportado  

a (572) Bancos 4.840

• Por dar de baja las existencias iniciales (31 de diciembre):

1.200 (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos  

a (328) Material de oficina 1.200

• Por dar de alta las existencias finales (31 de diciembre):

2.000 (328) Material de oficina  

a (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos 2.000

Con este sistema, el balance de situación incluirá el valor del material de oficina existente al final del año, y en la cuenta de pérdidas y ganancias se reflejará el gasto del material realmente consumido.

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